La préparation de commande est intimement liée au transport choisi. Pour cela, il nous faut connaître :
- le contenu de la commande, les exigences liées aux produits expédiés.
- la zone de livraison pour définir le coût de livraison.
- les contraintes du client (possibilité de livrer en palette ou non, livraison urgente ou non…).
Une fois toutes les contraintes connues, il nous est alors possible de choisir un mode d’expédition, puis d'adapter un mode de préparation et enfin de définir une date d’expédition.
Une préparation de colis soignée
La préparation des commandes est une étape qui mérite une attention toute particulière. Elle est optimisée selon trois différents process :
- Process « Pick & Pack » qui permet de regrouper différents articles compatibles entre eux dans le même colis, de les sécuriser
- Process « Full Pack » qui permet d’expédier des colis complets directement de chez le fournisseur. Ce process est également appelé « LDF », pour « Livraison Directe Fournisseur. »
- Process spécifiques pour les articles volumineux, la découpe tapis, la fabrication de conteneurs…
Nos spécialistes de l'expédition
Chaque facture est expédiée séparément de la commande.
Notre organisation repose avant tout sur une équipe de 37 personnes fortement expérimentées, polyvalentes, capables de réaliser des réceptions, de la mise en réserve, du réapprovisionnement des zones de picking, de la préparation de colis dans l'un des trois process cités précédemment. Ces process manuels nous permettent une parfaite adaptation à la diversité des produits que nous expédions.
Quelques personnes sont spécialisées dans les paramétrages des articles, des zones, des process, et d’autres dans l’amélioration continue de la qualité, à la recherche de points d’améliorations au service de l’efficacité et des clients.
L'organisation physique de l'entrepôt
Toute l’organisation spatiale de l’entrepôt est enregistrée dans notre système d’exploitation. Nous connaissons donc en détail les zones de picking ou de réserve, le volume de chaque emplacement, la capacité de stockage de chaque installation (racks à palettes, colis), mais aussi les autorisations de stockage.
Les différents emplacement de l'entrepôt peuvent accueillir des types d'articles bien spécifiques (avec certaines exclusions), présentant des volumes et des poids bien définis. Nous connaissons à chaque instant le contenu de chaque emplacement et chaque partie d'entrepôt. Ceci nous permet aussi de vérifier que notre exploitation est conforme à notre autorisation d'exploiter, que les moyens de lutte contre les accidents éventuels (incendie, fuite d'acide…) y sont adaptés.
Contrôles qualité : des colis sécurisés
Notre activité est de recevoir des articles très différents (de la pile bouton à la table pique-nique, du sel de déneigement à l’eau distillée), de les stocker conformément à des exigences logistiques et réglementaires, de préparer des commandes et de les expédier conformément à notre offre de service et à la législation en vigueur.
Pour cela, nous devons qualifier les produits, définir comment nous stockons, enregistrer les données prises en compte pour la préparation et pour l’expédition.
L’article au cœur du process
Chaque article est enregistré et sa « fiche signalétique » détaillée dans notre système. Les informations logistiques sont multiples et sont utilisées à des fins diverses. Pour chaque article (en conditionnement unitaire et par lots) les informations de base suivantes sont enregistrées :
- Le poids
- Les 3 dimensions
- Le volume
- Les contraintes de stockage et/ou d’emballages (ex : maintenir l’article verticalement)
- La « famille logistique » : alimentaire, acides, bases, standard, produits dangereux…
- Les contraintes de compatibilité ou d’incompatibilité au sein du même colis ou dans le même zone de stockage (ex : les produits alimentaires sont séparés tout au long de la chaîne des produits dangereux)
Lors de la première réception, l'article est analysé avec son conditionnement de base et ses conditionnements par lot pour estimer la sécurisation nécessaire (sécurisation des bouchons des bouteilles, bidons et flacons, sécurisation des armoires métalliques, utilisation d'emballages spécifiques).
Nous sécurisons les produits dans des emballages ajustés. Pour cela, nous avons plus de dix formats de cartons différents [Photos 10 formats de cartons], des gaines plastique [Photos des gaines], des emballages en films thermo rétractés [Photos films], de la palettisation [Photos palettisation, ou timelapse] si nécessaire… Chaque colis sera doté des étiquetages réglementaires [Visuel des étiquettes + légendes explicatives du contenu des étiquettes] assurant un transport sécurisé (règlementation pour les produits dangereux).
Le coût de l’emballage, la gestion des déchets, l’optimisation des poids et volumes transportés contribuent à notre démarche environnementale. Toutes ces informations seront exploitées lors du stockage et de la préparation.
Des contrôles permanents pour une qualité maximale
Tout au long de la vie des produits, certains feront l'objet de contrôles, reconditionnements ou sécurisations systématiques. Nous veillerons également aux alertes des clients qui auraient rencontré des difficultés avec les produits que nous leur avons envoyés pour adapter notre mode d'emballage.
À chaque article et à chaque conditionnement est attribué un mode de préparation, l'intégrant ainsi dans un process (prélèvement, sécurisation et/ou emballage; et/ou étiquetage). À chaque mode de préparation sont associés différents types d’emballages pour sécuriser les articles et livrer dans les meilleures conditions possibles.
Toutes ces expériences nous permettent aujourd’hui d'assurer notre activité avec un excellent niveau de qualité. Bernard bénéficie d'ailleurs des certifications ISO 9001 et 14001 qui mesurent notre qualité de prestation et intégrant l’impact environnemental. Le tri des déchets, la recherche de solutions écologiques sont pleinement intégrés dans nos process.